« Le temps est invention, ou il n’est rien du tout » Henri Bergson (L’évolution créatrice, In Œuvres, p. 784.).

Si nous conscientisons le temps comme un outil et non une fatalité alors nous nous détachons de sa soumission et en devenons son maître.

Cela est plus facile à énoncer qu’à appliquer, le « temps » est une construction sociale certes mais bien ancrée dans le quotidien de la grande majorité de la population mondiale.

Le «temps» nous permets principalement de nous projeter. Savoir bien gérer son temps c’est savoir bien gérer ses projections. Nos projections naissent à la suite de l’assimilation de nos expériences passées dans un espace défini, elles représentent la (ou les) réalité(s) envisagée(s) par notre cerveau.

Mais alors comment gérer ce flux d’information dictant à notre cerveau de faire une projection ? 🤔🧠

Le cerveau reçoit beaucoup de projections chaque minute, et pour apprendre à les gérer je vous conseille une méthode théorico-pratique.

Quoi de mieux que de vérifier des lois théoriques par la pratique pour les assimiler ?

Pour commencer nous verrons une liste de lois qui permettront surement d’influencer vos projections temporelles si vous ne les connaissiez pas avant. Par la suite, nous verrons un condensé de conseils pratiques issus de trois ouvrages anglophones sur la gestion du temps.

La loi de Parkinson

La loi de Parkinson (Cyril Parkinson, 1955) affirme que tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti. Pour optimiser son travail il est donc conseillé à l’entrepreneur de ne pas s’allouer trop de temps pour la réalisation d’une tâche. Pour cela, l’assignation d’un délai à chaque planifié est primordiale.

Loi de Parkinson

La loi de Carlson

La loi de Carlson a été créée par Sune Carlson, un économiste suédois. Ce principe énonce que les interruptions sont néfastes à la productivité. Pour lutter contre ce principe, il est conseillé de regrouper les tâches de même nature ainsi que de dédier une partie continue de sa journée à une seule tâche sans interruptions (téléphone, email…), de s’isoler un maximum.

La loi de Douglas

La loi de Douglas énoncé par un anonyme mais théorisé plus tard par le professeur Eric Abrahamson, affirme que plus vous disposez d’un grand espace de travail, plus vous avez tendance à accumuler des affaires sur cet espace jusqu’à ne plus vous y retrouver.

La méthode japonaise nommée 5S, représente une solution pragmatique pour lutter contre ce phénomène.

Tableau 1. Méthode 5S

La loi d’Illich

La loi d’Illich fut établie par le penseur autrichien Ivan Illich (né le 4 septembre 1926 et mort le 2 décembre 2002).

Elle se base sur la théorie du « rendement décroissant ». Appliquée au domaine économique, elle suppose qu’à partir d’une certaine quantité de travail fournie par l’entrepreneur, la productivité de celui-ci baisse de manière significative jusqu’à devenir négative. Bien qu’il soit dans l’intérêt du porteur de projet de travailler de manière continue, il est essentiel de s’accorder des pauses. La méthode Pomodoro[1] fait partie des méthodes pratique luttant contre ce phénomène elle consiste à diviser le travail en intervalles, avec des sessions de travail de vingt-cinq minutes pour cinq minutes de repos.

Loi d’Illich

La loi de Pareto

La loi de Pareto fut écrite par le sociologue, économiste italien Vilfredo Pareto. Il affirme que les 80% des résultats de votre travail sont réalisés dans un 20% de votre temps alloué. À l’inverse, certaines actions requérant 80% de votre temps de travail produisent un 20% des résultats. Pour optimiser cette équation il est recommandé de planifier ces tâches quotidiennes en priorisant les tâches essentielles en début de journée pour reléguer les tâches accessoires en fin de journée. La clé de la bonne maîtrise de cette loi est de savoir dire non aux choses non primordiales à l’avancement du projet.

La loi de Laborit

La loi de Laborit établie par Henri Laborit, chirurgien et neurobiologiste français (1914-1995), énonce que l’humain a tendance à réaliser la tâche qui lui donne un plus grand niveau de satisfaction, en premier. Pour lutter contre ce phénomène il est conseillé d’effectuer les tâches non-désirables rapidement dans la journée et de se récompenser de leur complétion. La construction d’une grille classant les tâches quotidiennes de l’entrepreneur par ordre de difficulté est un très bon outil adapté à cette problématique.

La loi de Hofstader

La loi de Hofstader « est une appellation autoréférentielle, inventé par Douglas Hofstadter [2] dans son livre « Gödel, Escher, Bach : Les Brins d’une Guirlande Éternelle » en 1979, pour décrire la difficulté largement éprouvée de l’estimation précise du temps nécessaire à la réalisation de tâches d’une complexité considérable. » (Le syndrome du pachyderme (2020), Franck Fouqueray).     
Elle dit que « Les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter. ». C’est-à-dire, que même lorsqu’on intègre dans notre planification que les choses prendront du temps elles en prennent souvent encore plus qu’imaginé. La solution pour faire face à cette loi est de prévoir le retard d’un projet encore plus que l’on s’imagine.

La connaissance de ces sept lois théoriques sur la gestion du temps permet de s’organiser et donc lutter contre les effets contreproductifs qu’elles décrivent.

Voyons à présent avec une approche plus pragmatique du quotidien de l’entrepreneur et quelques recommandations pour lutter contre la désorganisation temporelle.

Ces recommandations sont basées sur l’études de trois ouvrages anglophones : Real-World Time Management[3], Time Management [4]et Concise Time Management and Personal Development[5].

Les thèmes abordées sont la To-Do-List, le choix des priorités, la procrastination, les outils digitaux et l’organisation de son espace de travail.

La To-Do-List


La To-Do-List
 : est un outil de gestion du temps indispensable dans la perspective de terminer les éléments d’un travail dans les limites d’un temps imparti afin d’atteindre l’objectif de départ.

Ce document peut prendre plusieurs formes, de la plus simple, c’est-à-dire, l’annotation de cette liste sur un papier, ou alors informatiquement pour garder plus facilement un historique des planifications. De nos jours de nombreux outils digitaux ont comme fonction principale d’appliquer le principe d’une To-Do-List, les applications web et mobile Trello ou Google Agenda, pour n’en citer que deux, se révèlent être de sérieux alliés des entrepreneurs au quotidien. Voici les recommandations figurant dans l’ouvrage « Real-World Time Management », pour réaliser une To-Do-List avec succès :

  1. Prendre l’habitude d’en rédiger une tous les jours.
  2. Être réaliste et attentif aux limitations de temps disponible.
  3. Ne pas mettre trop de tâches dans la liste.
  4. S’allouer un temps bonus pour ne pas être trop juste.
  5. Changer et faire une révision de la liste tous les matins.
  6. Réaliser les éléments de la liste au fur et à mesure et dans l’ordre.
  7. Avant d’effectuer une tâche, s’interroger si c’est bien à vous de faire cela.
  8. Groupez les activités par thème.

Nous suggérons également d’être réflexifs sur les constituantes de sa liste aux fins de vérifier leur pertinence. Pour cela, nous questionnons les éléments de la liste de quatre façons :

  • Cette tâche est-elle nécessaire à l’avancée du projet ?
  • Pour qui cette tâche est-elle appropriée ?
  • Cette tâche est-elle prioritaire ?
  • Quelle est la meilleure façon de réaliser cette tâche ?

Pour des planifications à plus long terme il est possible d’utiliser le « diagramme de Gantt » que nous considérons comme un instrument incontournable dans la gestion de projet. Mais n’oublions pas que nous nous intéressons à la phase de démarrage d’un projet qui est généralement incertain à moyen terme ce qui nous empêche de faire de longues projections.

La priorisation des tâches

La priorisation des tâches : Tout comme il est important d’analyser les éléments constituant la To-Do-List, il est capital de catégoriser spécifiquement ces objectifs afin de les prioriser. Les objectifs spécifiques sont définis par la méthode SMART. Passons en revue la signification de cet acronyme :  

  • Spécifique (S) : Lorsqu’un objectif est fixé, il faut être précis sur ce qui veut être accompli. Il ne s’agit pas d’une liste nécessairement détaillée de la manière dont l’objectif doit être atteint mais elle doit répondre aux questions les plus courantes : qui ? quoi ? quand ? où ? lequel ? pourquoi ?
  • Mesurable (M) : Quels paramètres vont être utilisés pour mesurer les résultats si l’objectif est atteint ? Cela rend un objectif plus tangible. S’il s’agit d’un projet dont la réalisation prendra quelques mois, fixer des jalons en envisageant des tâches spécifiques à accomplir est recommandé.
  • Acceptable ou Atteignable (A) : Fixer un objectif suffisamment réaliste et motivant pour qu’il motive le porteur de projet et évite au mieux l’abandon en cours de route.
  • Pertinent (Relevant) (R) : La pertinence consiste à se concentrer sur quelque chose qui fait sens par rapport aux objectifs. Par exemple, si l’objectif est de designer un packaging, il doit être en phase avec l’identité générale et le marketing du projet.
  • Temporellement défini (T) : Tout le monde peut se fixer des objectifs, mais si le calendrier n’est pas réaliste, il y a de fortes chances que les objectifs ne soient pas remplis à temps. Il est impératif de fixer une date butoir pour les résultats. Se poser des questions précises sur l’échéance de l’objectif et sur ce qui peut être accompli dans ce laps de temps est fondamentale pour l’optimisation du projet.

Pour le travail de priorisation il est également important de ne pas être trop perfectionniste dans les tâches quotidiennes afin d’atteindre les objectifs plus rapidement, c’est-à-dire de se concentrer sur le côté fonctionnel des tâches à effectuer et non sur l’émotion ou encore l’esthétique avec laquelle elles sont réalisées.

Après avoir fait ces différents exercices, nous sommes en mesure de différencier des tâches qui semblent urgentes mais qui ne le sont pas, de celles qui sont réellement importantes au regard de l’objectif qu’elles visaient à remplir.

Maintenant que nous avons vu comment lister et prioriser les tâches voyons comment l’entrepreneur fait face à la procrastination des tâches qu’il a planifié en amont.

La Procrastination

La procrastination : Il a été dit par le poète anglais Edward Young “procrastination is the thief of time.” (« La procrastination est le voleur du temps »). Tout le monde procrastine, à des niveaux différents bien entendus. Selon Joseph Ferrari[6] auteur de l’ouvrage « Still procrastinating […] » 20% de la population serait procrastinateur chronique. Certains auteurs le considèrent comme une pathologie, d’autres comme une mauvaise habitude, un défaut. Pour la psychologue Catherine Brabant, la procrastination n’est pas une pathologie. « Elle est cognitive mais pas seulement. Ce n’est pas que du domaine de la pensée. Je vois cette attente comme une forme d’installation dans un confort de vie », affirme-t-elle. « Du point de vue de l’évolution de la société, on peut constater que par rapport à la première moitié du XXème siècle, la question de survie est beaucoup moins présente. Le climat des première et deuxième guerres mondiales induisait une tension de survie qui n’est (heureusement) plus d’actualité. Si bien que les gens se sont installés dans leur zone de confort. Et qu’ils ont du mal à en sortir. » (Catherine Brabant, interview accordé au figaro en 2015, « non la procrastination n’est pas une maladie » Par Guillaume Hamonic, publié le 25 mars 2015)

Abordons quelques solutions pour lutter contre cette pratique qui rodent dans nos vies et ainsi mieux la comprendre. Une des premières solutions pratiques pour arrêter de procrastiner est de chercher la raison de cet acte passif.      
La première étape consiste à énumérer les points négatifs associés à l’objectif. Parfois les raisons de l’inaction peuvent se révéler moins fortes qu’on ne le pense en les examinant plus près.           
La deuxième étape consiste donc à déterminer si le négatif est suffisamment important pour que l’on soit obligé de réévaluer l’objectif. En général il vaut mieux surmonter l’adversité plutôt qu’abandonner, mais il arrive parfois que nous ne poursuivons pas le bon objectif et dans ce cas-là il faudrait peut-être songer à le changer. Par exemple, l’objectif est d’ajouter une fonctionnalité à un produit qui toucherait un nombre de clients un peu plus élevé qu’il ne touche actuellement. Le développement de cette fonctionnalité prendra beaucoup de temps et nous ne sommes pas certains que le temps investi en vaille la peine. Pour savoir si l’objectif que nous poursuivons est utile, il faut se poser la question : Que gagnerions-nous à ne pas atteindre notre objectif spécifique ?
Pour répondre à cette question, il faut tout d’abord noter les avantages tirés de la non-réalisation de l’objectif et évaluer l’importance que nous accordons à ces objectifs, il arrive parfois que le mauvais objectif est poursuivi.

Il peut également arriver que nos capacités dans un domaine soient limitées et cela nous empêche d’agir. Pour vérifier cela, il est conseillé de s’auto-évaluer, identifier les compétences requises pour atteindre l’objectif et ensuite essayer de combler les lacunes en affrontant le problème ou en le contournant.

Il y’a également une variable psychologique qui peut agir comme un frein à l’action. En effet comme évoqué précédemment la psychologue Catherine Brabant [7]évoque l’accoutumance à la zone de confort des individus ayant subi peu de grandes difficultés dans leur vie, ce qui les rend faibles face à l’affrontement des responsabilités. D’autres psychologues comme Joseph Ferrari évoquent d’autres raisons, comme la peur de l’échec et la peur du succès qui sont intimement liés par le jugement que l’on peut se porter à soi-même. Un mythe psychologique sur les procrastinateurs diraient qu’ils attendent le dernier moment pour commencer leurs tâches, mais en réalité comme l’explique Anna Varga dans son ouvrage « Time Management », c’est la société qui crée ce sentiment : si le loyer n’est pas payé à temps il y a souvent des pénalisations, de même lorsqu’un travail scolaire n’est pas rendu à temps. Mais ce n’est pas pour autant qu’une récompense est délivrée si le loyer est réglé un mois à l’avance ou le travail scolaire rendu quelques semaines avant la date butoir. Dans notre culture, ce comportement n’est que très rarement récompensé, cela incite donc à finir au dernier moment.

Un ultime conseil relaté pour éviter de procrastiner c’est d’étudier l’historique et la documentation disponible sur le thème des tâches à accomplir pour comprendre et s’informer sur comment d’autres personnes s’y sont prises par le passé pour les terminer. Selon le moine bouddhiste français Mathieu Ricard[8] : « Il n’y a pas de grande tâche difficile qui ne puisse être décomposée en petites tâches faciles », la préconisation appliquée à notre sujet d’étude que nous tirons de cette citation est de se documenter un maximum sur le sujet de la tâche procrastiné afin de s’informer et ainsi décomposer la tâche inatteignable en petites tâches plus abordables.

Les outils digitaux

Les outils digitaux : L’usage des technologies peut se révéler être un réel gain de temps si les objectifs sont bien déterminés au préalable. Les outils technologiques doivent constituer un moyen d’atteindre les objectifs. Si au contraire la possession de ces derniers accapare l’objectif et se transforme en une fin en soi, alors cela peut être nuisible à la progression du projet.  Illustrons cela avec un exemple : si l’entrepreneur se souscrit à un service de logiciel CRM (Customer Relationship Management) sans stratégie d’acquisition de clients alors il perdra surement du temps et de l’argent à appréhender son fonctionnement, sans avoir un retour fructueux de cette acquisition. La technologie peut conduire à leurrer l’entrepreneur en lui faisant croire qu’elle serait la cause de l’arrivée de ces clients, alors qu’en réalité elle n’est autre qu’un moyen pour accélérer les tâches opérationnelles lorsque la stratégie et les objectifs sont bien définis.

De nos jours, on ne présente plus l’ordinateur et le smartphone comme des outils de travaux mais comme des « must-have » dans la quasi-totalité des créations d’entreprises. Cependant ces objets sont pervers car ils emmagasinent un nombre de fonctionnalités à caractère très divers. Ici encore, la clé d’une meilleure productivité par le recours à ces outils dépendra de l’usage qui en sera fait et de la clarté des missions et des objectifs établis au préalable. Il y a une différence entre passer deux heures à faire défiler son fil d’actualité Linkedin sans but spécifique et faire de la prospection segmentée en listant des profils susceptibles de devenir de futurs clients sur le même réseau social. C’est la détermination des missions au regard d’un objectif fixé au préalable qui établit la différence de ces deux actions clés. Nous sommes dans une époque où les stratégies pour éviter d’être distraits dans l’océan d’informations que nous procurent les nouvelles technologies est devenu une qualité essentielle et primordiale pour avancer rapidement dans la création de projet.

L’organisation de son espace de travail

L’organisation de son espace de travail : Il est important d’établir un cadre de travail : très souvent celui-ci est un bureau dans lequel l’entrepreneur se sent à l’aise pour travailler. Il est conseillé de ranger ses outils à des endroits où il sera facile de les trouver rapidement. Cela est aussi valable pour le rangement des outils digitaux. Comme nous l’avons évoqué dans le paragraphe précédent il est très facile d’être interrompu dans son espace de travail. L’ouvrage « Real-World Time Management [9]» conseille de consacrer au moins une heure de sa journée où vous vous interdisez d’être dérangé. Durant cette heure les notifications sont désactivées et le téléphone en « mode avion », afin de permettre à l’entrepreneur de se concentrer sur une seule tâche sans interruption. Il est tout de même recommandé de prévenir ses collaborateurs de cette pratique pour éviter toutes tensions inutiles.

Après avoir passé en revue les différents thèmes utiles à la gestion du temps, nous souhaitons aborder une méthode apparue en 2008 et théorisée par Eric Ries [10]dans la création de produit ou service. Nous parlons de la méthode essai-erreur « Lean Start-Up », elle peut considérablement faire économiser du temps et du capital à l’entrepreneur en phase de démarrage. Nous ne détaillerons pas toute la méthode dans notre étude mais seulement les outils susceptibles d’optimiser votre temps. La base de la méthode « Lean Start-Up » est d’aller à la rencontre de vos clients le plus rapidement possible afin d’essayer de saisir la perception globale qu’ils ont de votre produit. Cette méthode s’inscrit dans la phase « élaboration du projet » du processus de création entrepreneurial décrit par Christian Bruyat précédemment. Elle permet très souvent de designer un produit final plus rapidement que dans un processus classique linéaire. Le principe est de créer des boucles itératives courtes afin d’arriver à l’objectif plus rapidement, « échouer plus rapidement pour s’améliorer rapidement ». Les itérations sont composées des étapes suivantes : lancer une offre minimum, tester le marché, ajuster son produit, et recommencer jusqu’à trouver la meilleure idée à vendre. Un des outils essentiels de cette méthode est la création d’un MVP (Minimal Viable Product), c’est-à-dire l’élaboration d’un prototype fonctionnel avec le moins de ressources possible engagées pour sa création. Cette confrontation MVP/audience permet de récolter de précieuses informations pour la construction du produit final. Un des MVP les plus connus est l’exemple de Dropbox qui avant de se sortir son produit final a produit une vidéo d’animation pour expliquer le fonctionnement de son produit afin d’observer les réactions de l’audience étudiée, et apparemment cet outil a bien marché vu le succès de l’entreprise américaine.

Avant de terminer cette section nous souhaitons conclure avec un point important sur la gestion du temps. Il est important de ne pas confondre gestion du temps et course au développement. Dans un article de la revue Vie & Sciences de l’entreprise datant de 2018, Maud Louvrier-Clerc et Vanessa Mendez exposent leur point de vue sur le sujet. Elles décrivent « la course contre le temps » comme un fléau des temps modernes : « Produire, créer plus vite, encore et toujours est devenu une norme. Ce postulat est aujourd’hui remis en cause, en lien avec le changement climatique mais aussi avec le mal être généralisé et le manque de sens qui accentue la démotivation. » ; « L’entrepreneur du XXIème siècle est devenu un entrepreneur hyper connecté. L’hyper connexion entraine l’hyper sollicitation du cerveau gauche au détriment du cerveau droit qui contrôle les émotions, la créativité, l’imagination, l’empathie, l’intuition mais aussi la capacité à aimer. Cette hyper connexion soutenue par un phénomène d’infobésité le maintien dans un mode « pilotage automatique » qui prend sa conscience en otage et le détourne de lui-même. ».

Ces deux citations nous conduisent à remettre au centre de l’équation un élément fondamental de toute pratique : la quête de sens. Celle qui ne permet ni plus, ni moins, de créer un projet en symbiose avec notre époque. Une époque qui, avec l’apparition de la pandémie mondiale Covid-19, nous poussent fortement à mettre en question la finalité de nos projets et des ressources utilisées pour y parvenir. Le capitalisme agressif, en recherche sans cesse de croissance rapide est aujourd’hui, sinon renvoyé au purgatoire des idéologies, du moins quelque peu interrogé, en raison de la situation économique et écologique actuelle mondiale.

Cet article est le second d’une série de quatre.

1. Votre profil entrepreneurial doit déterminer votre gestion du temps et non l’inverse
2. Séries de bonnes pratiques pour optimiser son temps dans ses tâches professionnelles quotidiennes
3. À venir
4. À venir

[1]« La technique Pomodoro est une technique de gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Cette méthode se base sur l’usage d’un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori (qui signifie en italien « tomates »). » (Wikipedia)

[2] Douglas Richard Hofstadter, né le 15 février 1945, est un universitaire américain, surtout connu pour son ouvrage Gödel, Escher, Bach : Les Brins d’une Guirlande Éternelle (1979), qui obtint le prix Pulitzer de l’essai en 1980.

[3] Alexander, R., & Dobson, M. S. (2008). Real-world time management

[4] Tracy, B. (2014). Time management

[5] Thomas, N., & Allen, M. (2003). Concise time management and personal development

[6] Ferrari, J. R. (2011). AARP Still Procrastinating?: The No-Regrets Guide to Getting It Done. John Wiley & Sons.

[7] Guillaume Hamonic (2015) “Non la procrastination n’est pas une maladie », Article du figaro.fr

[8] Mathieu Ricard (2003) Plaidoyer pour le bonheur, Editions Nil

[9] Alexander, R., & Dobson, M. S. (2008). Real-world time management

[10] Eric Ries (2008) The Lean StartUp